Rozwijająca się gospodarka powoduje, że coraz więcej osób i firm kładzie bardzo duży nacisk na to, aby wykorzystywane przez nich produkty i rozwiązania były ekologiczne i jak najmniej szkodziły naturze. Elektroniczny obieg dokumentów to jedno z tych rozwiązań, które z powodzeniem można uznać za bardzo ekologiczne i przyjazne dla środowiska naturalnego.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami - mniej odpadków

Wybierając systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, tworzy się znacznie mniej odpadków. Powodem tego jest między innymi to, iż wykorzystując ten system nie drukuje się tak dużej ilości dokumentów jak wcześniej, każdy bowiem jest bez problemu dostępny w systemie, można go nie tylko obejrzeć, ale także przesłać bez większych problemów. Wykorzystuje się wówczas mniej materiałów stosowanych do drukowania, jak na przykład tusze czy papier, a tym samym tworzy się znacznie mniej odpadków. To na pewno jest dla środowiska korzystne, zwłaszcza jeżeli weźmie się pod uwagę ilość działających firm oraz ilości produkowanych przez nich odpadków, zwłaszcza jak mowa właśnie o papierowych pozostałościach po dokumentacji. Ponadto, każdy dokument papierowy, jeżeli jest zbędny, musi być zniszczony w odpowiedni sposób. Nie można go często po prostu wyrzucić, konieczne jest jego zutylizowanie w odpowiedni sposób, co pociąga za sobą dodatkowe koszty jak również naraża środowisko naturalne.

Oszczędności i jeszcze raz oszczędności

http://www.primesoft.pl/

Systemu elektronicznego obiegu dokumentacji to także duże oszczędności wszędzie tam, gdzie zostaną zastosowane. Mniejsza ilość materiałów stosowanych do drukowania powoduje, że firma nie wydaje na nie aż tak wiele pieniędzy. Niższe są także koszty związane z obsługą korespondencji, gdyż wiele dokumentów zamiast wysyłać tradycyjną pocztą, przesyła się właśnie przy pomocy systemu. Ponadto w sytuacji, gdy dokumenty są cały czas dostępne w systemie, pracownicy nie muszą za każdym razem ich drukować, jeżeli chcą cokolwiek na nich zobaczyć. To sprawia że poza pieniędzmi oszczędza się także czas. O wiele szybciej przesyła się dokumenty, co minimalizuje także czas potrzebny na załatwienie wielu spraw.

Optymalizacja i lepsze działanie

Elektroniczny obieg dokumentów w bardzo wielu firmach to pierwszy krok do dokonywania kolejnych optymalizacji. Każda zmiana, która ma na celu poprawę działania całej firmy jak również uzyskanie oszczędności jest korzystna. Obecnie firmy patrzą też właśnie na fakt, czy dokonywane zmiany i optymalizacje są korzystne dla środowiska naturalnego. Oprogramowanie do elektronicznego biegu dokumentów, jeżeli jest właściwie przygotowane, działa odpowiednio, oszczędzając czas, pieniądze i energię.