Jak prawidłowo postępować w następujących sytuacjach?
- Czy w pkt 10 ZP-PN ppkt 3 należy wpisać pierwotny termin składania ofert, a następnie przedłużony (w związku ze zmianami wprowadzonymi przez zamawiającego), np.: „Termin składania ofert upłynął 1 lipca 2018 r. o godz. 10:30. Przedłużono termin składania ofert do 2 lipca 2018 r., godz. 10:30”?
- W odniesieniu do ww. pytania, czy w pkt 6 ppkt 3 oraz w pkt 7 ZP-PN należy wpisać datę końcową zamieszczenia dokumentów z uwzględnieniem zmian w terminie składania ofert? Czy uszczegółowić, tzn. „termin pierwotny był..., a termin po zmianie...”?
- Czy w pkt 20 ZP-PN podpis składają wszystkie osoby wchodzące w skład komisji, czy tylko te obecne w dniu zakończenia prac komisji (data składania propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty)?
Odpowiedź
Biorąc pod uwagę racjonalność ustawodawcy i kierując się zdroworozsądkowym podejściem do zamówień publicznych, a także mając na uwadze, że sposób wypełnienia protokołu nie wpływa na wynik postępowania, należy uznać, iż dokonany przez zamawiającego sposób wypełnienia protokołu we wskazanym w pytaniu zakresie nie może być podstawą zarzutów.
Wyjaśnienie
Wszelkie wymogi prawne związane z obligatoryjną treścią protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, który zamawiający ma obowiązek sporządzać w trakcie prowadzenia postępowania, określa art. 96 ustawy Pzp oraz rozporządzenie w sprawie protokołu.
Rozporządzenie reguluje:
- wzór protokołu oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole w zależności od zastosowanego trybu postępowania (wykraczający poza zakres opisany w art. 96 ust. 1–2a ustawy Pzp), a także
- sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami.
Zgodnie z § 2 rozporządzenia protokół zawiera informacje dotyczące czynności poprzedzających wszczęcie postępowania oraz wykonywanych po jego zakończeniu, w tym m.in. informacje dotyczące ogłoszeń o zamówieniu i zmiany treści ogłoszeń (ust. 2 pkt 4), a także odnoszące się do miejsca i terminu składania ofert (ust. 2 pkt 8).
Protokół zawiera również podpis osoby go sporządzającej oraz zatwierdzającej (ust. 2 pkt 23 i 24). Wzór protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Ustawodawca nie udzielił dodatkowych wskazówek, w jaki sposób należy prawidłowo wypełnić protokół.
W związku z powyższym, w mojej ocenie:
- w pkt 10 ppkt 3 ZP-PN można wpisać pierwotny termin składania ofert, a następnie ten ostateczny, wynikający z przedłużenia albo odwrotnie, z zastrzeżeniem, że z zamieszczonych treści powinno jednoznacznie wynikać, jaki był termin pierwotny i ostateczny oraz jakie jego przedłużenie przewidział zamawiający,
- w pkt 6 ppkt 3 oraz w pkt 7 ZP-PN trzeba wpisać ostateczny zakres czasowy zamieszczenia dokumentów, z zastrzeżeniem, że uszczegółowienie w sposób wskazany przez pytającego nie może być poczytywane za błąd,
- choć nie wynika to literalnie z treści przytoczonych regulacji, w pkt 20 ZP-PN podpis składają wszystkie osoby wchodzące w skład komisji, które brały udział w czynnościach postępowania, i potwierdzają, że zostały one dokonane w sposób opisany w protokole. Każda z tych osób ma również obowiązek zapoznania się z treścią protokołu oraz może zgłosić do niego zastrzeżenie. Jeżeli zatem brak jest obiektywnej możliwości złożenia podpisów przez wszystkich członków komisji przetargowej, zamawiający zamieszcza informację o tym w pkt 28 ZP-PN.
Podstawa prawna
- art. 96 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.),
- rozporządzenie ministra rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. poz. 1128).
Katarzyna Bełdowska – prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych, pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej, stale współpracuje z www.portalzp.pl
